Privacyverklaring

Documentbeheer

Eigenschap	Waarde
Document	Privacyverklaring
Organisatie	Rubysoft B.V.
Versie	2.0
Status	Definitief
Taal	Nederlands
Ingangsdatum	Datum van publicatie

1. Inleiding

Rubysoft B.V. ontwikkelt software voor de professionele timmerindustrie en levert daarnaast online diensten zoals licentiebeheer, een webshop en een supportomgeving.

Bij de ontwikkeling van haar software en dienstverlening staat Privacy by Design centraal. Rubysoft verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren, onderhouden, beveiligen en ondersteunen van haar producten en diensten.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

Deze Privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website, gebruikers van onze software, klanten van onze webshop, gebruikers van onze supportomgeving, zakelijke relaties en sollicitanten, voor zover van toepassing.

2. Wie is verantwoordelijk?

Rubysoft B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Contact: Rubysoft B.V., Exa 12, 6902 KH Zevenaar, Nederland. E-mail: support@rubysoft.eu.

3. Onze uitgangspunten

Privacy by Design – Privacy wordt vanaf het ontwerp meegenomen in onze software en processen.

Dataminimalisatie – Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn.

Transparantie – Wij leggen duidelijk uit welke gegevens wij verwerken en waarom.

Beveiliging – Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Geen handel in persoonsgegevens – Rubysoft verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij onder meer klantgegevens verwerken, zoals naam, bedrijfsnaam, adres, woonplaats, land, telefoonnummer, e-mailadres, factuurgegevens en btw-nummer.

Van gebruikers kunnen wij onder meer naam, gebruikersaccount, e-mailadres en toegewezen licenties verwerken.

Van bestellingen kunnen wij onder meer aangekochte producten, abonnementen, betaalstatus en facturen verwerken. Rubysoft ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens; betalingen worden verwerkt door een externe betaaldienstverlener.

Tijdens licentievalidatie kunnen onder meer Softwareversie, SketchUp-versie, Licentie-identificatie, datum en tijd van licentiecontrole en informatie over beschikbare Updates worden verwerkt. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor licentiebeheer, compatibiliteitscontrole, beveiliging en onderhoud.

5. Welke gegevens verwerken wij juist niet?

Rubysoft verwerkt tijdens normale licentiecontroles niet de inhoud van projecten, IFC-bestanden, tekeningen, modellen, gebruikersdocumenten, hardwareprofielen, marketingprofielen of gebruiksstatistieken van individuele gebruikers.

Projectbestanden worden uitsluitend verwerkt wanneer de gebruiker deze zelf beschikbaar stelt voor ondersteuning.

6. Support

Indien een gebruiker ondersteuning vraagt kan Rubysoft aanvullende gegevens verwerken, waaronder projectbestanden, IFC-modellen, foutmeldingen, schermafbeeldingen en logbestanden.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor beantwoording van supportvragen, analyse van softwareproblemen en probleemoplossing. Inzichten uit een supportvraag kunnen worden gebruikt om algemene fouten in de Software te verhelpen, maar een aangeleverd projectbestand wordt niet voor een ander doel gebruikt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de klant.

Projectbestanden zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die betrokken zijn bij de betreffende ondersteuning.

7. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Rubysoft verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van overeenkomsten, levering van Software, licentiebeheer, ondersteuning, onderhoud, beveiliging, facturatie, naleving van wettelijke verplichtingen en communicatie met klanten.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde commerciële profilering.

8. Rechtsgrond

Rubysoft verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming.

Wanneer toestemming de grondslag vormt kan deze altijd worden ingetrokken.

9. Bewaartermijnen

Rubysoft bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Daarbij gelden onder meer de volgende uitgangspunten: klantgegevens zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang noodzakelijk voor wettelijke of gerechtvaardigde doeleinden; factuurgegevens overeenkomstig wettelijke fiscale bewaartermijnen; supportbestanden zolang noodzakelijk voor de betreffende ondersteuning; gebruikersaccounts zolang deze actief zijn of zolang wettelijke verplichtingen dit vereisen.

Na afloop worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Rubysoft verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan betaaldienstverleners, hostingproviders, leveranciers van cloudinfrastructuur, leveranciers van e-maildiensten, leveranciers van supportsystemen, accountants en overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens Rubysoft persoonsgegevens verwerken sluiten wij, indien wettelijk vereist, een Verwerkersovereenkomst.

11. Internationale doorgifte

Rubysoft streeft ernaar persoonsgegevens waar redelijkerwijs mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op basis van een geldige doorgiftegrondslag en, waar vereist, passende waarborgen.

Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, Standard Contractual Clauses (SCC's) of andere door de AVG toegestane beschermingsmaatregelen.

12. Cookies en websitegebruik

De website van Rubysoft kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Deze worden gebruikt voor het technisch functioneren van de website, beveiliging, het onthouden van voorkeuren en, indien van toepassing, verbetering van de gebruikservaring.

Voor zover wettelijk vereist vraagt Rubysoft vooraf toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.

Een afzonderlijke Cookieverklaring maakt onderdeel uit van de juridische documentatie van Rubysoft.

13. Beveiliging

Rubysoft neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit versleutelde verbindingen, toegangsbeveiliging, autorisatiebeheer, logging, back-upprocedures, beveiligingsupdates en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

De beveiligingsmaatregelen worden regelmatig aangepast aan nieuwe technologische ontwikkelingen en veranderende risico's.

14. Privacy by Design

Bij de ontwikkeling van Software en Online Diensten past Rubysoft de beginselen van Privacy by Design en Privacy by Default toe.

Dit betekent onder meer dat uitsluitend noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt, standaard zo min mogelijk persoonsgegevens worden verzameld, persoonsgegevens passend worden beveiligd, nieuwe functionaliteit vooraf wordt beoordeeld op privacyaspecten en waar mogelijk gebruik wordt gemaakt van gegevensminimalisatie en pseudonimisering.

Deze uitgangspunten maken onderdeel uit van de ontwerpfilosofie van Rubysoft.

15. Uw rechten

Iedere betrokkene heeft, voor zover de wet daarin voorziet, het recht om inzage te vragen in zijn persoonsgegevens, persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen, verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen verwerking, persoonsgegevens over te dragen en een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Rubysoft zal verzoeken zo spoedig mogelijk behandelen en uiterlijk binnen de wettelijke termijn beantwoorden.

Indien een verzoek niet geheel kan worden ingewilligd zal Rubysoft dit motiveren.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Rubysoft neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor betrokkenen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

17. Minderjarigen

Onze producten en diensten zijn niet specifiek gericht op personen jonger dan zestien jaar.

Indien Rubysoft constateert dat zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige zijn verwerkt, zullen deze gegevens zo spoedig mogelijk worden verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting zich daartegen verzet.

18. Datalekken

Indien Rubysoft kennisneemt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal zij handelen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Indien Rubysoft optreedt als verwerker van persoonsgegevens zal zij de verwerkingsverantwoordelijke informeren overeenkomstig de tussen partijen gesloten Verwerkersovereenkomst.

19. Klachten

Indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Rubysoft via support@rubysoft.eu.

Indien u van mening bent dat Rubysoft uw persoonsgegevens onjuist verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw land.

20. Wijzigingen

Rubysoft kan deze Privacyverklaring wijzigen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op de website van Rubysoft.

Bij ingrijpende wijzigingen zal Rubysoft betrokkenen, voor zover redelijkerwijs mogelijk, hierover informeren.

21. Contact

Rubysoft B.V., Exa 12, 6902 KH Zevenaar, Nederland.

Website: www.rubysoft.eu

E-mail: support@rubysoft.eu

KvK: 30169161

BTW: NL810606136B01